Travail de bureau à domicile : outils et conseils

Arrate Sánchez de Oreka IT nous recommande un certain nombre d’outils pour effectuer le travail de bureau à domicile avec une certaine normalité, ainsi que d’autres conseils pour le télétravail. Oreka IT a le certificat Bai Euskarari au niveau « Zerbitzua euskaraz » (service en euskara).

Le COVID-19 vous a attrapé sans préparer le télétravail ?

Arrate Sánchez, Oreka IT

La pandémie du COVID-19 a perturbé nos vies. D’un jour à l’autre, notre quotidien et nos tâches ont été modifiés de manière imprévisible. Parmi les nombreux problèmes que cette situation a causés, il y a l'incapacité de se rendre à son lieu de travail.

Chez Oreka IT, nous avons une grande expérience dans l'amélioration de l'efficacité des entreprises et dans l'optimisation des processus à travers la technologie. Ainsi, face à la situation d’aujourd’hui, nous devons également utiliser des outils et des solutions informatiques pour travailler à domicile. Dans cet article, nous vous proposerons un certain nombre d'outils pour le télétravail, relativement faciles et rapides à mettre en marche.

Notre premier conseil et le plus important est de préparer votre entreprise au  télétravail avant que cela ne soit vraiment nécessaire. Au cours de ces derniers jours, nous avons vu de nombreuses entreprises se considérant aptes au télétravail se retrouver dans l’impossibilité de l’appliquer car elles n’avaient ni prévu et ni préparé leurs employés et leurs équipes.

Quoi qu’il en soit, si une entreprise qui a déjà ses salariés à la maison tombe sur cet article, nous mentionnerons quelques outils afin d’effectuer le travail de bureau avec une certaine normalité. Il faut garder à l’esprit que ces programmes ne sont que des programmes. Une des conditions essentielle pour travailler à domicile est de faciliter la communication. Le personnel doit comprendre que la communication et le flux d’information sont plus importants que jamais pour une coordination adéquate.

Commençons par quelques solutions que nous pouvons utiliser pour sortir de l’embarras. Nous les diviserons en six grands groupes en fonction des nécessités qu’elles couvrent. Avant toute autre chose, il faut préciser que beaucoup de programmes différents peuvent avoir la même fonctionnalité ou du moins une fonctionnalité similaire. Ici, nous commenterons uniquement les plus connus. Certains auront des versions gratuites, d’autres nécessiteront un certain type de licence ou de paiement.

1. Communication et réunions :

• Skype
• Microsoft Team
• Hangouts

2. Services de stockage et de partage de documents :

• Microsoft OneDrive
• Google Drive
• Dropbox

3. Editeurs de documents pour travailler en équipe :

• Micoroft 365
• Google-eko GSuite

4. Suivi de projets et de tâches :

• Trello
• Microsoft Planner

5. Gestion du temps :

• Microsoft Outlook
• Google Calendar

6. Gestion des connexions, VPN (Virtual Private Network) :

Lorsqu'un réseau privé virtuel se trouve sur un réseau public ou peu fiable, comme Internet, il garantit une transmission de données sécurisée et cryptée. Il permet également le déploiement d'un réseau local. Ainsi, dans le cas où nous disposons d’un serveur VPN dans notre entreprise, nous pouvons nous connecter en toute sécurité à notre réseau d'entreprise local, même s'il n'est pas connecté à un réseau d'entreprise. Par conséquent, si nous activons la connexion VPN sur notre appareil, nous pouvons utiliser les services comme si nous étions au bureau. Parmi les options que nous avons données, celle-là  est peut être la plus complexe et nécessite une configuration avant, car il faut la configurer sur chaque ordinateur qui sera utilisé en télétravail.

Nous espérons que grâce à ces outils vous allez pouvoir mettre en marche le télétravail de base, surtout si cette situation causée par le covid-19 vous est tombée dessus sans préparation. Les prochains jours serviront à tirer le meilleur parti de ces outils, mais aussi à la conciliation des employés qui est chaque jour plus importante. Si les entreprises s’habituent à acheter des ordinateurs portables et à se préparer au télétravail, il sera beaucoup plus facile de gérer ce genre de crise. Après tout, c'est une facilité pour les entreprises et les employés, en dehors de la situation d'alarme actuelle bien-sûr.

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